La fattura in Pdf, meno costi e meno carta

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La fatturazione elettronica? Una tappa decisiva per andare verso il tanto auspicato ufficio senza carta. L’affermazione di Andrea Valle, Senior Business Development Manager di Adobe Italia, che incontriamo a un affollato convegno sull’argomento, non lascia adito a dubbi: la vecchia e cara fattura che viaggia online e viene messa a riposo in archivi elettronici è una grandissima opportunità per le organizzazioni di tutti i tipi. Gli ostacoli, del resto, sono ben poca cosa: le tecnologie ci sono, le norme pure. “Semmai si registrano ancora resistenze di tipo culturale, di change management”. Un fatto del tutto comprensibile: quando si va a smaterializzare qualcosa che abbiamo sempre visto su carta “nero su bianco”, un po’ di diffidenza c’è. Però, volenti o nolenti, bisogna darsi una mossa, perché, a detta di Valle, i vantaggi della fattura elettronica sono veramente tanti. Innanzitutto, i risparmi sui costi diretti (“con la dematerializzazione del ciclo si conseguono risparmi fino all’80%”). E, poi, fatto questo, siccome l’appetito vien mangiando, è facile estendere la dematerializzazione ad altri processi, come quelli amministrativo-contabili. Ben venga, allora, quel che ha disposto la finanziaria del precedente governo, che ha istituito l’obbligo della fatturazione elettronica per i soggetti che fatturano verso la pubblica amministrazione. Ma non è tutto. Una seria difficoltà è rappresentata dalla fatturazione elettronica tra stati diversi con norme e regolamenti diversi. Ma c’è chi lavora per superare l’ostacolo. “Il comitato europeo per la standardizzazione, di cui Adobe fa parte, sta affrontando il problema in termini di interoperabilità”. La strategia di Adobe è incentrata sulla valorizzazione del concetto di documento intelligente (presentazione, logica, controllo, e trasporto dei dati via Xml) e si caratterizza per tre elementi. Il primo, l’uso del formato Pdf per la conservazione a lungo termine (“almeno dieci anni”). Il secondo, sfruttare la capacità del Pdf di incorporare i dati strutturati tipici della fatturazione. “Una cosa che costituisce un elemento di continuità con supply e financial chain, il ciclo dell’ordine, un meccanismo che non richiede data entry”. Ultimo, ma non ultimo, la firma digitale che nel formato Pdf è supportata in modo nativo. I tre elementi sono fondanti di una forte collaborazione con vari partner, Var, system integrator e soggetti specializzati nella gestione di mondi legati alla supply chain. E i concorrenti? Secondo Valle, solo su aree parziali: puntano su altri formati, valorizzando il dato strutturato a detrimento della presentazione, oppure, come fanno molti player di nicchia, il servizio. Il mercato è ancora allo stato embrionale, anche se segnali importanti sembrano assegnare a Adobe un ruolo di primo piano:”La nostra è vista come tecnologia di riferimento nei diversi tavoli creati dal Ministero delle Finanze e dalla Unione Europea”. Iso ha pubblicato lo standard Pdf/A per la conservazione dei documenti a lungo termine, la specifica completa Pdf è oggi lo standard Iso 32000. Un esempio di caso concreto è quello che Adobe ha realizzato con Postecom per Poste Italiane, che ha innovato l’intero ciclo di produzione e spedizione delle fatture, puntando sul formato Pdf. Alla fine del processo, i documenti vengono archiviati e conservati secondo le direttive Cnipa. Tutto in elettronico, con una riduzione molto significativa di costi e, agli alberi piacendo, di carta.

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